En el Museo Carlos F. Novella, un grupo de especialistas trabaja en los procesos necesarios para mantener en óptimas condiciones las colecciones y así resguardar la historia plasmada en objetos, documentos, fotografías, libros, revistas, planos y material audiovisual.
Estas colecciones están siendo digitalizadas para facilitar el acceso a la información en la base de datos Claris FileMaker, creada para el registro de las colecciones documentales del archivo histórico y del patrimonio mueble del museo.
Los documentos y archivos antiguamente se encontraban ubicados en un espacio del museo, pero al aumentar la cantidad de bienes de las diferentes colecciones fue necesario buscar un nuevo lugar para su correcto almacenamiento. Fueron trasladados a su ubicación actual en el edificio de producción (antiguo laboratorio químico), donde se acondicionaron los espacios de acuerdo a las necesidades de cada colección.
Hoy se cuenta con un salón de almacenamiento para la fototeca y otro para el acervo documental, la biblioteca y planoteca, así como un espacio para la colección textil. Se implementaron todas las medidas necesarias de conservación preventiva como climatización a través de controles de temperatura y humedad, iluminación LED y seguridad. Se hizo limpieza mecánica para eliminar todos los materiales contaminantes que puedan causarles daño a futuro.
Se han hecho intervenciones mínimas de restauración para libros y/o documentos dañados para evitar su deterioro o pérdida de información. En el caso de las fotografías y los negativos se han aplicado únicamente medidas preventivas.
Se realizó la catalogación del acervo documental en base a la razón social de la empresa y se les ordenó según la fecha del documento y la colección fotográfica por temática, fecha, planta de procedencia y descripción. Los libros se catalogaron por el sistema universal de clasificación decimal Dewey, el cual se aplica en la mayoría de las bibliotecas del mundo.
El almacenamiento del acervo documental se realiza con materiales (carpetas, fólderes y cajas) libres de ácido, especiales para la conservación de papel y fotografías.
El archivo histórico del museo busca evitar la manipulación de los materiales físicos, las colecciones de fotografías, negativos, documentos y planos se digitalizaron para facilitar su acceso mediante la consulta en la base de datos Claris Filemaker, así asegurar su preservación a largo plazo. Resguarda la memoria digital por medio de copias de seguridad en dispositivos de almacenamiento externos y en la nube de almacenamiento interno.
El acervo documental del Museo Carlos F. Novella data de 1860 hasta 2018. La mayoría de documentos son en idioma español y algunos en inglés, francés, alemán e italiano.
La colección cuenta con más de 12 mil negativos de fotografías, 45 videos en formato VHS 27 casetes, 41 videos en DVD, 1,800 diapositivas, 3,300 documentos, 503 entre libros y revistas, 2,800 planos y 21 mil fotografías.
