Las aplicaciones y el software para realizar videoconferencias son herramientas que permiten mantener la comunicación con compañeros de trabajo. Pero ahora que las reuniones laborales se han trasladado a nuestros hogares, ¿Cuál es el protocolo que debemos seguir? Te compartimos los principales consejos para mantener la etiqueta y dominar el teletrabajo.
Desde los ladridos de tu mascota, pasando por extraños fondos de pantalla, niños que entran sin anunciar para pedir una galleta, fallos en la cámara, impuntualidades o un atuendo demasiado informal, la lista de los inconvenientes que pueden surgir al sostener reuniones de trabajo es numerosa. Esto es lo que necesitas saber y hacer cuando tengas una videoconferencia en casa:
Planifica y ordena
Antoni Gutiérrez, asesor de comunicación, sugiere preparar con antelación el contenido. Las plataformas de las videoconferencias limitan la duración de las mismas, por lo que debes fijar con claridad el tiempo de finalización y contar con una agenda clara de los temas a tratar. Así quedarán atrás aquellas interminables reuniones.
Otro punto positivo de las videoconferencias es que ahora los desplazamientos ya no son necesarios. Esto hace que la gestión del tiempo sea más efectiva.
Despídete de la hora chapina
La puntualidad se valora más en esta modalidad. Procura conectarte a la hora convocada para evitar atrasos. Recuerda que tal vez del otro lado del monitor hay alguien con una mascota en la otra habitación o niños muy traviesos que cuentan los minutos para que papá o mamá salgan de su reunión.
Sal del pants y el sudadero
Es muy fácil caer en la tentación de quedarse con esa playera vieja que tanto nos gusta y un suéter. Aunque estemos trabajando desde casa, procura vestir como si estuvieras en la oficina.
No trates de engañar a tus interlocutores usando solo la mitad del atuendo y quedándote con el resto del pijama. Nunca sabrás si surgirá una emergencia y deberás pararte frente a la cámara solo para que todos aprecien ese atuendo tan extraño.
La planificación también requiere que verifiques el correcto funcionamiento de tu equipo antes de empezar cualquier reunión. Comprueba que tu micrófono y cámara estén en buen estado.
Saluda a la cámara
Estamos distanciados pero podemos acercarnos por medio de la pantalla. Mark Murphy, columnista de Forbes y experto en la eficiencia directiva, asegura que todo el mundo debe usar la cámara: «Si solo algunas personas usan vídeo, la cohesión del equipo se erosiona rápidamente».
Ver los rostros de tus compañeros también te dará una sensación de calidez y humanizará la reunión.
Trata de ver hacia la cámara cuando sea tu turno de hablar y evita mirar hacia la pantalla para que tu audiencia sienta que te diriges hacia ellos.
Prepara el escenario
Busca un espacio neutro para realizar la reunión. Para las personas que viven en sitios más pequeños, la oficina en el hogar podría ser la mesa de la cocina, el sofá o la habitación, y eso está bien.
Procura que tu entorno no genere distracciones y retira cualquier artículo personal que prefieras mantener en privado.
También puedes difuminar el contorno o darle un toque personal al aplicar los filtros disponibles en ciertas aplicaciones. Por último, la iluminación debe ser la adecuada y evita sentarte frente a una lámpara para que tu rostro no se vea a contraluz.
Practica y conoce las aplicaciones
Toma unos momentos para conocer cómo funcionan las aplicaciones y así evitarás contratiempos durante la reunión.
La opción para silenciar el micrófono será tu nueva mejor amiga. Es muy útil para que no se escuche el ruido de algún perro ladrando y evitarás distracciones innecesarias.
Evita usar tu teclado para reducir el ruido. Es preferible que tomes notas a mano y, si de verdad debes utilizarlo, silencia el micrófono.
Huye de las distracciones
Revisar el teléfono en vez de poner atención era molesto en una reunión presencial y también continúa siéndolo en la era de las teleconferencias. Evita en la medida de lo posible hacer otras cosas durante la reunión y huye de distracciones e interrupciones. Silencia las notificaciones y dedícale la atención al tema que se está tratando.
Levanta la mano
Solicitar la palabra digitalmente permite que el anfitrión de la reunión pueda organizar bien los tiempos. Esto te será de utilidad sobre todo si la reunión está convocada para numerosas personas. Cuando esto suceda, es importante que cada quien se identifique antes de hablar y, si diriges la reunión, recuerda invitar al resto a participar y a que intervengan.
Comparte tu pantalla
Una de las ventajas de las teleconferencias es la opción de compartir documentos y pantallas. Esto permite diseñar presentaciones más acotadas e incluso permite a los participantes buscar más información de manera simultánea.
Selecciona cuidadosamente cuáles serán los documentos que deseas compartir y tenlos listos para que a la hora crucial no compartas accidentalmente tu escritorio y todos vean algo que quizá no querías compartir.
